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什么是协同?

所谓协同,就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。从概念上可以得出,协同并不是新生事物,它是随人类社会的出现而出现,并随着人类社会的进步而发展的。当技术从人们日常生活和商业社会的边缘逐渐成为核心,人们就越来越需要技术能够提供更多的东西。作为一个新的软件热点,协同概念有着更深的含义,不仅包括人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。

协同软件能解决什么?

近年来兴起的协同软件,是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件,通过优化业务流程,和加强以知识为主的信息共享与沟通,来提升人员的工作效率,增强工商企业和政府机关等应用单位的管理执行力。协同软件在文档、行政、人事、项目、客户、财务、物流、生产等管理方面有广泛应用,协同办公、协同政务、协同商务是其主要综合应用方案。

协同:

1、谐调一致;和合共同。

《汉书·律历志上》:咸得其实,靡不协同。

《后汉书·桓帝纪》:内外协同,漏刻之闲,桀逆枭夷。

宋,庄季裕,《鸡肋编》卷中:誓书之外,各无所求,必务协同,庶存悠久。

鲁迅,《热风·随感录三六》:太特别,便难与种种人协同生长,挣得地位。

2、指团结统一。

《三国志·魏志·邓艾传》:艾性刚急,轻犯雅俗,不能协同朋类,故莫肯理之。

《乐府诗集·燕射歌辞二·北齐元会大飨歌皇夏三》:我应天历,四海为家。协同内外,混一戎华。

3、协助;会同。

《三国志·魏志·吕布传》:卿父劝吾协同曹公,绝婚公路。

元,马致远,《岳阳楼》第三折:勾头文书元着我协同着你拿这 胡道人

清,李渔,《比目鱼·奏捷》:若果然是他,只消协同地方,拿来就是了。

毛泽东,《给中国人民志愿军的命令》:协同朝鲜同志向侵略者作战并争取光荣的胜利。

4、指互相配合。

范文澜、蔡美彪等,《中国通史》第四编第三章第一节:遇有战事,召集各部落长共同商议,调发兵众,协同作战。

郭光,《英雄列车》一:我们的英雄乘务员和旅客协同动作,又从洪水里抢救出来了九个灾民。


协同软件

协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。据Gartner统计分析,从2003年开始,全球范围协同软件已成为用户应用软件采购最大热点,位居信息化应用软件之首。

作为新兴的信息化应用软件,协同软件受到越来越多的学者和用户关注。协同软件虽然是这几年才受到广泛重视,但协同软件在国外的起源非常早。20世纪80年代中期,国外就已经有功能相对单一的商品化工作流系统问世,这可以看做早期协同软件的雏形。进入90年代,随着计算机与网络技术的迅速发展,以及Internet的普及,协同软件成为实现企事业单位业务流程自动执行和信息沟通交流的必要工具。

目前,协同软件在国内外都已处于广泛应用期,应用理念不一,因此对协同软件进行分类,有利于业界同仁对协同软件作更详细了解,也有助于用户正确选择。

软件产品分为三种类型:

从产品功能的角度看,协同软件主要有三种类型:协同工具软件、协同平台软件、协同应用软件。

协同工具软件主要功能是协作沟通;协同平台软件是指在此之上构建应用软件的平台软件;协同应用软件是指最终用户实现相互沟通和协作、提高管理效率、实现企业协同管理的协同办公、协同商务、协同政务等软件。

软件应用侧重三个方面:

从软件应用角度看,协同软件主要应用于三个方面:行政办公、电子商务、电子政务。

行政办公是应用最为广泛的部分,公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等,是行政办公的主要应用范畴;电子商务的应用是协同软件应用领域的进一步拓展,传统的电子商务类软件,主要是基于固化的商务流程,侧重与商务活动中各类数量、金额的计划和核算。而协同化电子商务主要基于动态的工作流程管理,侧重于商务活动中的协作、沟通等管理;协同化电子政务是传统电子政务软件的进一步升华应用,软件的应用从侧重于各类工作事项的记录与反映,转变为关注工作事项的协作与沟通。

用户需求出现三重态势:

协同软件从2000年开始逐步在我国兴起,至今已过9个年头,用户对协同软件需求出现以下三重态势:

第一,需求量出现爆发性增长;

第二,需求点转向以工作流为主;

第三,应用模式从P2P转向B/S

市场发展显露三大趋势:

经过9年市场培育,我国协同软件市场正在逐步走向成熟,并且显露出以下三大发展趋势:

第一,市场份额逐步向一线厂商集中

我国协同软件会与财务软件的市场发展轨迹相类似,从百花齐放走向几枝独秀。  第二,协同软件以应用为中心

随着我国信息化建设的深入发展,以及协同软件的进一步成熟,协同软件产品设计开发的中心变成:为用户提供面向需求、简便易用的应用功能,而不再是协同基础工具和平台。

第三,具有核心技术的厂商成为主导

与国内其他软件厂商一样,我国协同软件面临着国外厂商的巨大竞争压力。但相比其他国产软件而言,我国协同软件厂商具备了更多抗衡国外厂商的实力。有媒体撰文指出:“ERP软件应用领域,国内厂商起步至少落后国际五年;Internet应用方面国内起步落后国际两年,而在协同软件领域,国内软件厂商可以说是处于国际领先或相同水平。由于竞争的国际化状况迅速来临,使得具有核心技术的软件厂商,才具备与国际厂商一比高低的实力。

 

办公自动化 

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。

在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

在行政机关中,大都把办公自动化叫着电子政务,企事业单位就大都叫OA,以前常叫无纸化办公,后来叫办公自动化,再后来叫OA

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation,缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。

办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素,即办公室主要因素是工作人员,包括各种人员,除了传统办公室的角色外,现在又要加部分管理设备的专业技术人员,例如,计算机工程师,其它设备维护人员等。

技术设备,计算机是另一因素。 设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备,或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件,例如,计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等,这些将在其它章节详述。

显然办公自动化这一人机系统,人,机,缺一不可。而设备方面,硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统,是人类进入信息时代后的一种新概念。


OA的概念和发展阶段 

OAOFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

OA发展的阶段

工具阶段:纸张信息数字化,纯文字、表格处理、存储、查询,工具阶段

MIS阶段:数字信息采集汇总,流程、表单管理,局域共享,C/S结构为主流

网络协同工作时代-互联网环境,对信息全方位、多角度共享及协同要求,基于智能、门户、管理及业务一体化整合,B/S结构为主流。

 

办公自动化技术三个层次

OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

 第一个层次,OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据,以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用范围,提高其利用价值。此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。为了提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。

第二个层次,信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如,在政府机关,这些综合信息包括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。

 第三个层次,决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:

 1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了无缝集成的开放式系统。

 2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。

 3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

 4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。

这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。 例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统,而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。 例如,市政府办公机构,实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件,然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理,然后将批阅后的文件妥善保存,以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定,一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程,是一个典型的办公过程。在这一过程中,文件本身是信息,其传送即是信息传送过程。但应当注意到,领导在分析决策时,可能要翻阅、查找许多相关的资料,参照研究,才能决策,所以相关的资料查询、分析,决策的选择也属于信息处理的过程。例如,北京市东城区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑,申请批准,文件传递到市政府有关机构,市有关领导看到文件后,要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规,又需要研究全市的经费预算,以及其它许多参考资料,然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给东城区政府。这个例子中,信息以文件方式传递、处理;领导查阅、参照的有关法规也是信息,这是数据信息。研究决定过程,主要是领导者的意志。但是客观信息分析,可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中,如果采用计算机处理来往的文件,可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据,这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料,自动提供若干个供决策者采用的可能决策,则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。再进一步分析这个例子,如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统,计算机自动从有关系统中寻取机关资料,这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。另外,如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统,可以通过网络传递信息,可以远程处理业务,那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。 所以,办公室自动化系统本身是一个多层次的系统,在各种层面上,可以说实现了办公自动化的一部分业务,而从最初级的自动化开始,随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。


NOTESJAVA.NETOA系统应用中的对比

一、应用时期的比较:

IBM NOTES平台是OA系统早期应用的主要技术,主要是C/S结构(注:C/S结构指系统软件在使用时,不仅需要在服务器端安装软件,还需在各个用户自己的电脑上安装客户端,系统升级和维护的时候需要服务器和客户端同时维护)。由于OA系统在中国的应用以电子政务,政府的使用为开端,早期建设的大OA基本上都是采用NOTES技术来开发。

JAVA技术和.NET技术是2003年以后逐渐流行的OA开发平台与技术,主要支持B/S结构的应用(注:B/S结构指系统软件安装时只需要在服务器端进行安装,后期维护也只需要在服务器端维护既可,普通用户使用时只需要用IE浏览器以浏览网页的方式浏览就可以,不需要在客户端做任何安装和操作,便于升级和维护)。

经过近10年的应用,NOTES技术逐渐出现一些安装过于复杂,二次开发成本太高,对于海量数据处理速度缓慢等问题,逐渐淡出OA应用的主流技术平台。同时,由于对网络技术,关系型数据库等新技术的有力支持,JAVA.NET以易用性强,拓展性强等特点逐渐取代NOTES成为目前OA应用的主流技术。

二、具体应用的对比

NOTES的强项在于开发流程类程序,对于复杂的流程他可以准确的实现,但是对于变化较多的流程,或者对于已经做好的流程要进行修改,对于NOTES是非常困难的事情。

此外,因为NOTES不支持ORACLESQL等关系型数据库,当用户数据量积累比较多,变成海量数据时,NOTES系统的运行效率会大大降低,甚至能达到用户不能忍受的程度。

NOTES平台目标是尽量实现多的功能应用,把信息交流、文件的管理、共享及复制、数据库、用户界面、网络服务商、应用发展、传真、时序安排和日历功能等等所有的东西都压缩到一个空间里。这种设计从结构上说违背了软件业发展的基本原则,导致他从安装到开发都非常复杂。安装复杂,因为它需要完成很多事。并且因为它的复杂性,NOTES的应用开发十分困难且花费巨大。NOTES处理速度很慢因为它有很多层的界面。同样由于它的复杂性,NOTES限制了第三方去创造新的应用的能力。

尽管NOTESOA应用初期所做的贡献功不可没,但是技术平台也有生命周期,多种新技术的发展和OA用户逐渐要求系统实用,易用并可灵活拓展是他逐渐没落的重要原因。

JAVA.NET为代表的OA的新技术的应用,有以下几个特点;

1、支持最新的网络传输XML技术,在B/S系统结构的易用性,安全性上都有了大的突破,使B/S结构系统的大范围应用变成现实。

2、支持关系型数据库,在海量数据存储和计算方面有极大的优势,延长了OA系统的使用周期,使OA用户摆脱了原来NOTES系统越用越慢的桎梏。

3、支持中间件技术,大大降低了二次开发成本,全面提高系统的灵活性

4、支持图形化流程设计,使原来复杂的流程开发工作变成用鼠标拖拽就可完成的简单应用。

5、实现单点维护,安装升级简洁易用。

6、良好的拓展性使该两种技术支持与NOTESH或其他平台的数据交换与集成。

2003年以来,由于JAVA.NET在市场的校验中逐渐成熟,并符合目前网络技术发展的潮流。该两种技术已经成为目前OA应用的主流技术,占据越来越多的用户市场。

三、JAVA技术和.NET技术的对比

(一)相同点:

1.适用:企业级开发平台,并且广泛应用于web开发领域;

2.Windows .NET 框架和 Java 都使用了一种托管的运行时环境,都将源代码转换为一种中间语言,然后将其编译为本地的可执行代码。两种平台的开发语言环境都提供垃圾收集、动态类加载和异常;

3.后台数据库领域中,.NET 和基于 J2EE 的应用程序都可以访问 Microsoft SQL ServerIBM DB2OracleInformixSybase 和其他数据库上存储的数据; 

(二)优劣:

1..NET更加方便的利用操作系统集成的服务;

2.J2EE架构的行业应用广泛、案例经验丰富,更加趋于成熟;当然,.NET随着近几年的推广应用也日趋完善、成熟;

3..NET平台架构的简单易用性,决定了使用它的开发效率较高;开发成本更低

4.使用.NET框架的开发和维护费用更低。与在.NET框架上编写的应用程序相比,J2EE 应用程序需要更多的代码来执行同样的任务,较短的代码意味着更轻松的维护工作;

5..NET系统比J2EE系统的部署更加简单、方便;

6.J2EE XML Web 服务的支持比。NET略差。

(三)总结:

1.两者的应用有着相似的架构、相应的主要技术;

2.Net所有技术来自MicrosoftJ2EE的技术有多个厂商的实现;这也就决定。NET走的是微软一贯的易用性强,灵活性高,人性化的特点,J2EE则是承袭了技术性强,逻辑性强,可跨平台使用等的特点

3.两者均可以满足大多数应用的需求;

4.主要的差别不在技术的可行性上,而在于开发效率、性能、成本、稳定性等方面;

5.选择.NET应重视的因素:多语言开发、代码的版本控制、高性价比、部署方便、较高得开发效率、系统的稳定性等;

6.选择J2EE应重视的因素:多平台部署、平台应用的成熟度、开发成本许可、冗长的代码等;

7.如果没有特别的对多平台支持的要求,而系统应用又不是足够的复杂,通常倾向于选择.NET平台。


办公自动化意义

虽然诸如Lotus 1-2-3MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

 办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Internet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

 

协同软件是否将代替OA系统 

  什么惹眼就挂什么标签,哪里有好处就往哪钻,这是商家通行的招数。于是忽然城墙变换大王旗,一些传统OA厂商纷纷摇头一变,都套上了协同的外套,号称自己为协同软件,一时响应云集的厂商竟然不少。一些业界人士甚至放言OA已过时落伍,协同软件将替代OA系统。协同论者说,协同软件不仅具有办公应用平台,同时还支持ERPCRM、人事管理,甚至有财务管理等,似乎协同软件是大小通吃、无所不能,能解决OA系统的主要短板——多种信息资源的整合问题。

 但这种现象正常吗?这种观点正确吗?

深入剖析,现在倡导协同者似乎陷入了一个泛功能的误区,试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能,这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化,博而不专、泛而不深了。

只要你肯付钱,软件的功能是可以无限扩充的,一些协同软件厂商正抓住许多应用单位贪大求全心理,把自己扮演成万能者,但这是应用单位所必需的么?

首先,集过多种类、多功能于一体的软件,容易造成功能闲置,系统空洞;其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦;再次,功能多一点,价格多一片,一次性投入太大;另外,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。

因此机关企事业单位选购信息化系统时,应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的鸡肋功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实,就拿OA的功能来说,各个厂家的产品,80%的内容都是相同的,只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%,价格至少会增加100%-300%,应用单位要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。为满足中小单位客户小而全的特点,如今一些OA商不叫自己“OA”,而是大张旗鼓为协同,号称自己集成了办公、计划、人事、客户、财务等功能模块于一体,但这些模块往往是看起来很美,并不能代替专业的管理软件,只能做简单的记录、备份和应用工作。

从内容、功能来细究,协同软件其实就是一种从OA软件拓展延伸出去的另类的经营多元化。而多元化经营效应就是双刃剑,可能成功,也可能失败。纵观国内外大中型企业多元化经营,因多元化而发生滑铁卢之例,屡见不鲜。纵观世界企业,多元化经营的是很少的,成功的例子屈指可数,我国企业的多元化失败率高达90%TCL、海信、厦华、澳克玛、康佳等先后进入IT 行业,但至今未有一家可以与IT专业企业匹敌;海尔在非相关多元化的领域的运作,破坏了海尔好不容易才建立起来的要做就做最好,要做就做第一的公众品牌信念;五粮液在阔绰起来之后,大肆进行多元化,进入芯片、汽车、服装,结果是出师未捷。协同软件厂商可以此为戒,深思慎行。

企业是专业化的组织,多元化经营和企业扩张通常是一件很危险的事情。因为这将给企业带来财务风险、管理风险以及人才和资源的压力。协同厂商的多元化目的就是把鸡蛋分在不同篮子,而是放在一个篮子,分散风险避开风险,同时多孵出小鸡,多吃些馅饼,可是馅饼之下往往多是陷井,不如意十常有八九。

  协同软件具有三个主要特性:一是协同软件能够支持完全的移动性(无缝的网络连接)。协同软件能够支持各种网络环境,并可支持跨网络、跨地区的应用。二是协同软件拥有跨组织、跨系统的互通性。协同软件不是局限于企业内部的,而是形成了通用的工作模式,通过这种模式自由组合,能够实现各种跨组织、跨系统的交叉应用。三是协同软件拥有良好的动态适应的能力(基于团队模型的管理)。其实,协同软件以上几个特性,OA软件也都具有。准确地说,用于组织办公的自动化系统都具有协同特性,所以单一概念的协同软件是不存在的。可以说,协同软件与OA二者之间存在着极深的天然联系,一对孪生兄弟,因为办公工作本身就是一种团队协作和协调,特别是公文流转和信息处理层面,并没多大的差别。合强软件林总工认为,传统软件与协同软件的关系,并不是互相替代的关系,就犹如人的左脑和右脑,分工不同,传统软件以处理结构化信息为主,协同软件以处理非结构化信息为主,它们相互依存、相互补充、共为一体,组成企业完整的信息化大脑。

协同软件的创新性、先进性与前瞻性,不容否定,值得肯定,但当有人提出协同当立,OA当下之论,就显得过分武断、偏激了。在如今细分制胜的时代,功能并不是越多越好,功能过多反而显得累赘,增加无谓费用,因而故弄玄虚、故作高深的过分炒作概念,反而有失本质、主次。

如今各种关于协同软件与OA软件概念的对错观点的交锋仍不断泛起,但不管如何,应明白的是,客户单位、消费者需要的不是概念,需要不是谁好谁劣的争论,他们需要的是实实在在的应用软件,需要的是解决问题的有效方法,需要的是软件恰到好处的功能。 

  

企业对协同软件的需求          

虽然协同软件作为一类专业的企业信息化软件,其发展不过五、六年,但是在IT厂商的努力下,协同相关的概念和术语已是诸见报端,如协同软件、协同管理、协同平台、协同办公……中国的协同软件市场更是突飞猛进,2006年的协同软件市场份额超过13亿元人民币,协同软件厂商更是不下500家,形成一种战国纷争的局面。

20世纪80年代末至90年中期,在国家政策的指引下,无数的政府和事业单位大力推行无纸化办公,大大促进了OA软件行业的发展,诞生了非常多的OA软件厂商。由于政府和事业单位对OA软件的需求都比较统一,造成了大部分IT厂商的OA软件具有非常强的同制化,甚至有一些IT厂商把网上公开的OA系统源代码拿过来简单包装一下,就作为自己公司的OA产品卖给客户。到了21世纪,越来越多的企业也开始关注OA软件,加上国家不断推广电子政务,原有的OA软件已经不能满足客户更加灵活的新需求。一些在工作流做得比较出色的OA软件厂商,开始推出基于工作流+表单的协同软件,收到了企事业单位的青睐,慢慢地,所有的OA软件厂商都给自家地OA软件穿上了协同的外衣,成为协同软件厂商,但是换汤不换药,并且以较低廉的价格,仍然占得协同软件市场的一席之地,用户也被搞得眼花缭乱,分不清哪个是真正的协同软件。从笔者多年的IT咨询经验来看,越来越多的企业要求协同软件能够解决其企业管理中的实际问题,这就要求协同软件厂商不再是制造办公自动化的工具,而是开发出具有协同功能的管理软件

企业对协同软件的需求,主要体现在三个方面:

1、能够解决企业管理中的问题

现在很多企业都购买实施了业务管理软件,比如HR,ERP,CRM等等,帮助企业管理者解决了许多业务管理中的问题,大大提高了业务管理的效率和效果。然而,很多管理者却苦恼于没有合适的软件帮助他们及时发现并解决企业基础管理中的各种问题。

正因为如此,很多协同软件厂商都开始推出协同管理软件,比较分析了市场上的协同管理软件,大致分为两类,一类是先有所谓管理思想,再以之引导客户,这类产品的厂家时刻在鼓吹他们所谓的管理思想或理念,而真正的软件产品质量和帮助客户解决实际的问题反而不是他们所重视的。另一类是认真聆听、分析客户的需求,并帮助客户梳理出管理中存在的问题,并通过信息化的手段帮客户解决实在的问题。

2、能够整合企业已有的各种业务系统

目前,很多企业都先后实施了各式各样的业务系统,帮助企业解决业务管理中出现的各种问题,提高了企业的盈利能力。然而,各个业务系统的信息和数据都局限于各自系统内部,越来越多的企业希望协同软件能够把所有业务系统集中在一起,同时也实现各个业务系统之间的业务数据交换,这就要求协同软件具有平台的特性。比如使用客户关系系统的销售人员能快速了解到企业生产管理系统的产品库存等相关信息,即使制定自己的销售计划;生产车间也能及时了解到公司的销售情况,合理安排生产计划。

3、能够根据企业的实际需要,灵活定制新的功能

企业购买软件产品时,越来越重视产品的可扩展性,希望系统能够提供灵活的业务定制功能,以适应企业发展的需要。这就对协同软件厂商的二次开发能力提出很高的要求,在客户选择厂家时,对其二次开发能力和二次开发成本的评估,即将成为协同软件选型的重要屁股标准。

相信在不久的将来,每个企业都能轻松挑选合适的协同软件,帮助企业更灵活、更正确的快速反应,在竞争激烈的市场大环境中创造出更好的成绩

 

要实现协同 必须从有效沟通开始 

为了实现有效地沟通,就必须进一步延伸到有目标、有组织的管理,延伸到协作,延伸到各种流程,让每个人之间、每个群组和团队之间在需要的时候能够实现真正有效地沟通。沟通是协同的基础,也是协同的核心。要实现协同,必须从有效沟通开始。

协同软件是现代信息技术发展到一定阶段,软件、网络、通讯三大现代信息技术相互有机融合的产物,具有实时、动态、开放的特点。因此,确切地说:协同软件是充分利用现代网络与通讯技术,提高企业和机构中分散、移动、跨地区的人员沟通、协作与管理能力,提高企业和机构的跨系统、跨组织的业务管理能力,从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力以及开放延伸能力,帮助企业实现敏捷组织的新一代管理软件。

关注协同

 协同软件的一个重要应用核心是通过融合现代网络和通讯技术,来构建综合沟通平台团队协作平台应用支持平台三大应用平台,使用户实现实时通讯、协同工作、关系人管理,以及安全、高效、方便的信息交换、知识管理与流程控制,从而全面提升组织的敏捷性,使应变更灵敏、决策更准确、管理更高效。

可见,是否具备完全的移动性、是否能实现跨组织、跨地域、跨系统、跨网络的互通性、是否能够实现动态适应的能力和与刚性管理相结合的柔性管理能力,以及比传统管理软件更强的安全性、可管理性和系统可扩展性,是软件能否真正实现协同的四个试金石。

细说协同产品

根据涉及协同的产品复杂度与不同定位,协同软件可分为协同工具软件、协同平台软件、协同应用软件三种类型。

协同工具软件是指独立的,功能相对简单,部分实现协同软件目标的软件产品,例如企业电子邮件,企业即时通讯,网络会议系统软件等等。

协同平台软件是指能够比较充分地实现协同软件的目标,并提供完整的协同工作环境与应用开发支持的平台软件,它包括综合沟通平台团队协作平台应用支持平台三大部分。

协同应用软件是指具备协同软件关键特征的各种专业应用软件。例如协同办公软件、协同销售管理软件、协同进销存管理软件等等。通常,协同应用软件是建立在协同平台软件之上,并利用协同平台软件所提供的协同引擎作为支持。

如何实现协同?

概括地讲,协同应用最主要的就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同三个方面的应用。

从技术的角度来看,一个新的应用体系,除了需要一个好的整体策略外,还需要一个更好的技术支撑体系。

目前流行的浏览器/服务器”(B/S)体系结构,最大优点是客户端维护成本低,互换性强,操作风格统一,对服务器与数据库实行集中管理较为方便。然而也存在重要的缺点,例如客户端只能在良好、稳定的联网状况下使用,无法适应离线状态等复杂情景下的应用;系统使用的带宽成本、服务器软硬件成本及其维护成本较高,特别是用户规模快速扩大时问题更为突出;浏览器比较适合网络浏览型的应用,对于较复杂的交互处理的表现能力较差,难以与其他客户端软件(如:Office)协同工作,高档客户端设备(如:高档PC)的资源也没有被很好地利用。

基于此,近年来一些国际企业与研究机构提出了回归C/S”的口号以及强客户端(Rich Client)”以及智能客户端(Smart Client)”的新概念。对等网络是其中重要的技术实现方案。通过客户端相互之间的直接访问,以降低系统应用成本,提高系统灵活性。

实践证明,扩展对等网络技术是实现协同应用的最好模式之一。以此作为基本系统体系构架,可把对等网络与C/S结构、强客户端模式完美结合起来,从而能够较好地解决B/S结构的局限性。同时,又可达到网络浏览器易于维护的优点,并且能够很好地实现信息、业务和资源的协同。

 虚拟商用网反转C/S体系结构活页夹式应用平台,就是基于这种思想体系的最好实践。这三者也是软件真正能够实现协同应用的协同引擎

 虚拟商用互联网有机地融合在线/离线模式、P2P模式、C/S模式、VPN模式,保证局域网、互联网、有无服务器、宽带、窄带,甚至不能联网时,协同应用都可正常安全运行。这种混合模式适用性也保证了对现存各种IT软硬件环境的适应,保证分布异构环境下的穿透和安全性。

 反转C/S体系结构可实现基于网络的真正跨组织、跨系统的动态互通性,它的特性决定了:不管用户使用何种终端设备,不管旧设备原本从属于哪家企业、哪个组织、哪个应用系统,只要在协同平台上,都可以相互联合而快速建立新的团队和应用系统,从而彻底打破企业或组织的界线,使协同系统全面支持动态的跨企业、跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的协同工作的需求,同时也支持了不同规模的团队协作。

商用综合通讯平台集成了电子邮件、即时通讯、手机短信、语音对话、IP电话、视频会议及加密文件传输等技术,并具有事务关系管理功能。配合协作区的同步协作功能和异步协作功能,可保证与联系人的实时沟通。

协同从沟通开始

实践证明,有效地沟通是协同的基础,一切协同都由沟通开始。

沟通是信息、思想、情感在个人或群体间传递的过程,是管理艺术的精髓。美国著名未来学家约翰·奈斯比特曾说:未来的竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上。沟通已经被现代企业越来越重视。

然而,沟通不等于简单的通讯:通讯是把某个信息从这一点传达到另一点,任务就完成了;而沟通不仅要把信息传达过去,更重要的是可理解,并且还需要反馈,上下管理等等。因此,沟通需要有自己的目标,需要进行组织,需要有各种手段的配合,只有这样才能实现真正有效地沟通。

因此,要实现有效的沟通,就需要各种沟通手段的全面融合,包括电子邮件、即时通讯、网络电话、视频会议、手机短信、语音邮件(留言)等等,并且还要实现操作和数据的完美统一,能够统一操作、统一数据、方便切换、综合应用。

要实现有效的沟通,就必须能够随时随地,而且能够跨网络、跨地区、跨组织的实现无缝的网络连接。也就是说,不管用户身在何处,也不管用户沟通的对象是否属于自己的组织,或者说用户与用户之间是否身处同一城市、同一网络,都能做到无障碍的沟通,这是非常重要的。这就要求系统必须能够自动适应各种不同网络环境:无论是宽带、窄带,还是有线、无线,无论是离线、局域网,还是互联网……

对于企业沟通来讲,完美的安全性、可靠性、可管理性,能够真正面向企业进行统一地部署,既是非常重要的,也是尤为必须的。

除此以外,为了实现有效地沟通,就必须进一步延伸到有目标、有组织的管理,延伸到协作,延伸到各个流程,让每个人之间、每个群组和团队之间在需要的时候能够实现真正有效地沟通。

总之,沟通是协同的基础,也是协同的核心。要实现协同,必须从有效沟通开始。

 

 

 

 

 

 

 

 
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