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集团型综合办公系统解决方案 

一、 方案介绍

  集团型企业不同于一般的企业,集团性企业具有更丰富的选型经验、更严谨的做事风格,只会选择真正适合自己的产品和厂商,因此,要赢得集团型企业的信任,就必须具有符合集团型企业需求和特点的产品及解决方案。综合集团型企业的经营、管理方面的情况,我们认为其具有以下特点:

1. 组织架构复杂,人员数量较大,往往是由多级下属企业组成;
2. 
管理层次复杂,上级企业侧重宏观管理,下级企业侧重微观管理,随时可能会进行组织和经营管理方面的调整;
3. 
业务种类繁多、企业经营多元化、跨地域运作;
4. 
集团各单位需要全面的协同工作,集团的决策依赖下属企业的信息汇总。

北唐多年为集团型企业提供信息化服务,对其经营、管理都有比较深入的理解,认为集团型企业的综合办公系统应该构建于可扩展性强、性能稳定的基础平台之上,具有跨地域分布式部署能力,能够承载多用户、多数据并发,能实现灵活的协同方式的综合办公系统。 基于这些认识,北唐通过不断的完善已经形成了一套专业的集团型企业的解决方案。

二、 解决的问题

北唐结合多年项目实施经验,根据众多客户的实际要求,形成了集团型综合办公系统解决方案。通过集团型综合办公系统的搭建,可以彻底解决上述提到的问题,并且可以根据最终客户的实际需求量身定做,打造一个适合客户的综合办公系统。

1. 集团审批问题

集团型企业的分支机构众多,内部机构复杂,如果采用传统的管理方式,其内部的行政、业务的审批都需要纸质文件由人拿着到相应的主管或者部门那里去审批,经常由于相关人员出差不能及时审批签字,由此造成工作效率不高、业务流程不畅通等问题, 因此会大大增加企业成本,降低审批的时效性和严谨性。北唐借助先进的工作流技术、安全的电子印章和电子签名技术,提供了针对集团企业行政、业务审批的管理流程,基本能涵盖一般集团型企业的管理制度。

2. 信息共享问题

集团型企业由于自身管理的特性,许多信息都分散在各个分支机构,但由于缺少专业快速的信息发布技术,因此很难快速做到信息共享。北唐在提供流程管理的基础上,结合最新信息发布技术和权限管理,为企业内部提供信息发布和共享平台。该平台也可以和流程引擎结合,实现信息发布前的审批流程。

3. 文档存储管理

在以往的管理中,由于没有集中的文档存储管理系统,文档往往都是存储在个人的电脑中,或者采用纸质的方式保存;各类档案作为单位的积累也采用纸质存放,档案的调阅和利用都是通过人员编著的目录进行,这样大大的降低了文档的可利用性。北唐在实现单位内行政、业务的流程化、电子化审批后,为用户提供了自动归档和统一搜索功能。在档案管理方面我们提供了专业的档案管理系统,并支持和国内知名的档案系统的集成。

4. 资源浪费

在以往的办公过程中,往往是一份文件、资料要打印很多份,并通过传统的方式送达不同的单位,造成很大的纸张和通讯的浪费。随着纸质文件量的增加,查找文件就会变得很困难。借助北唐提供的综合办公系统,用户只需打印少量的文件进行纸质归档,所有文件的查找都可以在系统软件上快速检索到。
 

5. 沟通问题

在集团日常管理和运营中,各个机构需要进行大量的信息沟通和大容量的文档传递,北唐提供了内部邮件、和即时通讯软件,它们实现了和流程审批的结合,保证各机构沟通的畅通,提高沟通的效率。

6. 移动办公问题

集团型企业的单位领导、业务岗位的人员往往都会因为工作特点的原因而不会一直待在办公室,因而不能实时对内部文件进行签字和业务的最新信息。北唐借助安全的网络技术,保证所有外出人员都能实时访问内部管理平台,对各类文件进行办理。

三、 系统功能

北唐在众多项目实施的基础上,开发了集团型综合办公系统,该系统是以集团型企业的管理制度为原型,具有很好的拓展和用户自定义功能。以下是北唐总结具有代表性的功能模块,用户可以根据自身项目的实际情况进行选择。


 

 

1. 业务系统

业务系统主要是实现集团及各分支机构内部业务各个环节的流程审批,目的是实现业务审批的规范化和合理化,提高工程实施的制度化、科学化、信息化管理。
      
借助北唐工作流引擎Web Flow和权限管理,可实现业务系统中各类流程审批。流程审批过程中系统可以自动生成审批单, 审批单采用Word模板的形式制作,用户可以根据单位管理需要自定义模板格式。系统还提供搜索、模板打印、参数设置功能。北唐通过与多家企业的沟通、交流,针对集团型企业梳理了多个流程,譬如:资金审批、物资采购、项目审批、付款申请、会议纪要等。

2. 科技档案

科技档案:包括所有文件、未归卷文、所有案卷、案卷文件、借阅登记、所有专题、案卷目录、阅档申请、借阅登记、利用情况、移交目录、销毁清册、索引汇编、打印模板、系统设置和系统帮助等。

3. 通知系统

内部告知性内容的专属发布区。管理机构可以将一些告知性的内容及时的发布到上面,让相关单位和人员第一时间获得告知信息,比如会议通知、公告、更正通知等。通过利用通知模块的发布、提醒、存档、检索、打印等功能,能够大幅度提高通知的传达速度和通知执行力度,简化方便了工作人员的日常工作,从而提高行政办公的效率。

4. 信息发布系统

信息发布系统主要是针对集团型综合办公系统中需要发布、展示的信息进行集中展示。一些最新上传、更新的企业文档也可以在此处进行集中展示,方便有权限的人员进行查阅。

5. 即时通讯

在集团运营过程中,沟通成为一项使用频率很高的行为。除了传统的流程、Email等沟通工具外,即时通讯工具为各单位沟通提供了强大的技术支撑手段。   

即时通讯平台可以在各单位间建立即时通讯系统(类似MSNQQ通讯平台)。该系统是北唐完全自主知识产权的产品,无需采购如腾讯RTX等软件,大大降低系统的建设成本。

6. 其他模块

本系统也可以提供各类标准的企业收发文模块、签报管理模块以供集团及各分支机构使用,这些收发文模块、签报模块在可以根据集团的实际情况随时进行调整。确保了集团综合办公系统的持续性,随着企业业务的拓展、管理的变更和信息化程度的提高,系统还可以实现和其他业务系统的集成,完全满足客户的需求。

四、 项目实施策略

1. 系统硬件部署

 

    根据上图所示:

1 在集团中心机房中部署服务器:具体配置北唐会根据客户的实际情况进行建议;
    2
 规模相对较小的单位通过Internet(或专网)访问协同管理平台;
    3
 规模较大或还有子公司的分公司在其内部部署二级系统,通过Internet(或专网)实现和集团的互联。
    4
 各子公司直接访问其分公司的系统。
    5
 各级分公司、子公司也可以通过VPN来访问系统。

2. 项目实施周期

根据北唐在其它同类项目的经验,项目实施周期大约为30个工作日。

五、 应用效果
      
随着集团型综合办公系统的逐步推广应用,系统所提供的各种辅助功能逐步渗透到各项管理工作和业务活动中,不仅为集团公司、分公司、子公司等单位提供了日常管理和行政办公的服务平台,也为集团提供了审核、监督的方便性,让集团内的每个员工都可以无时空、地域的限制,实时的参与到企业的管理和运营中来。
      
集团型综合办公系统搭建完毕后,随着企业的逐步完善,信息化水平的提高,各业务系统将可以和办公系统完全集成,形成综合的网上平台。满足了客户持续改进的需求,也有效的保护了信息化建设的投资费用。

 

 
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