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如何让员工爱上OA办公系统?而不是把花费几万甚至几十万的系统当成摆设,是让很多企业领导头疼的问题。

企业要想让员工爱上OA办公系统,可以尝试先做好以下几个方面的工作,做好了这些工作,员工爱上公司的OA办公系统就是“水到渠成”的了。

第一:首先必须要让员工明确地知道OA办公系统是公司最高层十分重视的项目

“一把手工程”,让员工不得不爱上OA办公系统!

员工只愿意做领导要检查的事。所以OA办公系统一定要让员工知道,这是公司的“一把手工程”,公司最高层领导一定要在一个非常严肃的会议上强调自己对该系统的重视程度。

假如这个项目没有领导来牵头,没有领导来应用,那么整个OA办公系统推广起来将会缺乏力度,推广难度会提高不少。

最高层领导一定要首先带头使用OA办公系统来处理公司事务。例如,规定只有通过OA办公系统提交的报销流程上,领导才会签字。规定以OA办公系统上的考勤记录为准来计算员工的薪酬。员工如果想要获得老板的资源倾斜,必须通过OA办公系统进行申请。员工想要申请涨工资?好!让我们先看看OA系统中对你的工作是如何记录的等等。

部门中层领导的管理利器,让员工不得不爱上OA办公系统!

由于高层领导一般只管公司战略,与普通员工接触较少。在业务层面与基层员工频繁接触的是广大的部门中层领导。因此,需要重点对中层领导层进行应用培训,让他们学会自己最关心的和最迫切的应用。

例如,销售管理部门,员工的客户拜访表格要设计得实用一些,不仅要方便领导查看,还要方便统计。在没有OA办公系统之前,销售部门经理如果想要知道销售人员的业绩情况,需要销售助理进行统计后才能知道。有了OA办公系统之后,只要增加一笔单子,统计结果就会自动地更新,真正实现了实时了解市场销售情况,让销售部门经理的决策更加地迅速。以前销售人员之间的客户归属问题,是让很多销售部门经理头疼的一个问题,现在通过在OA办公系统对客户名称进行唯一性认证,这样就可以在员工确定客户的归属问题的源头上解决了争端。以前,如果销售员突然离职,很多客户资料可能没有交接,或者交接地不详细,造成了很多客户资料的流失,新的销售员接手工作,往往还得重新开拓一遍客户,费时又费力。有了OA办公系统,就可以把每一次销售人员与客户的沟通记录详细地记录下来,保持客户资料的完整性。不用销售员交接什么,客户就完美地被继承了下来。销售经理怎能不爱上OA办公系统!销售经理这么喜欢OA办公系统给他工作带来的便利,就会更加卖力地让手下的销售员使用OA办公系统。

第二:让员工意识到OA办公系统对他们自己的工作及升迁很有帮助。

报销速度加快,让员工爱上OA办公系统!

“我在外面出差,等我回来再批吧!”出差的领导常常对下属这么说。如果员工正面对着一个需要紧急处理的事项,这句话无异于噩耗!

有的员工出差需要资金,可领导出差迟迟不归,没有得到审批,就拿不到公司的预支资金。出差日期到了,员工只能自掏腰包垫付。出差频繁的员工,往往一个人一个月就给垫付几千元,差不多等于一个月工资了。

有了OA办公系统,各级领导、员工都可以随时随地访问协同办公系统。这样,领导就可以在任何时间、任何地点处理办公业务,提高了事务处理的效率;同时支持对领导批示意见的原始笔迹保留,满足公司管理的特殊要求。尤其是华快EAP平台上的OA系统,很好地支持移动通讯设备,例如ipad、iphone及其他智能手机设备,让领导可以随时随地地审批事项、处理公务。员工的报销及请示,不再需要漫长的等待。

领导出差,不再是不批预支资金的借口,员工再也不必自行垫付这么高的资金,他怎么能不爱上OA办公系统?

重要事项不忘记,让员工爱上OA办公系统!

“不好意思,这几天太忙,把这事给忙忘记了!”在日常工作中,这是我们经常听到的一句话。不论是真的忙忘记了,还是给自己找一个借口,这都说明需要及时主动地提醒员工需要处理的事项。

有了OA办公系统之后,要想忘记什么事情都很难。华快EAP平台借助手机短信、即时通讯工具提醒、邮件等手段,可以把工作任务的主动推送到当事人的手机或电脑屏幕上,还可以设置定时提醒功能,能有效地降低当事人忘记事情的概率,大大提升了业务处理的效率。由于有了即时提醒功能,各个层级的领导可以及时知道需要自己审批的文件,公司审批文件能够做到即时地上传下达,也增强了内部的反应速度。

“有了OA办公系统,我把领导给下的每一个命令都做了协同处理,增加了提醒功能,再也没有因为忘记什么事情,挨领导的批评了!因为做事认真仔细,马上就要升职了哦!我怎么能不爱上OA办公系统呢?”

第三:积极的奖励及惩罚方案

制度上配合,让员工爱上OA办公系统!

信息化部门与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合,制定相关规章制度,明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转,同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

例如,考勤管理,必须通过OA办公系统打卡。报销流程,公司不再提供纸质的报销单据,而是通过OA办公系统进行在线申报,领导进行在线审批,出纳只根据OA办公系统上的领导批复进行报销。请假单也不再提供纸质单据,必须在OA办公系统上进行申报。

另外,要设置新的制度条款,让员工勤快地使用OA办公系统。例如,可以在公司内部增加一个条款,每天待处理协调事项不得超过20项。超过了,会得到一定的处罚。

利用其它策略造势、形成“围势”,“迫使”员工爱上OA办公系统!

公司还可以不定期在OA办公系统上做员工调查,但事先并不会在线下的任何场合提起这件事,只在OA办公系统上发布,且每次调查只持续一天的时间。参与调查的员工可以获得抽奖的奖品。第一次,抽到奖的员工特别的高兴,而没有抽到奖的员工则很郁闷:为什么我当天没有上OA办公系统看看? 第二次,抽到奖的员工特别的高兴,而没有抽到奖的员工则很郁闷:为什么我不能天天上OA办公系统看看?第三次,或许全体员工都会参与调查。

在员工进门的显著位置张贴“你今天OA了吗?”墙上公告栏里也随时张贴着“OA使用冠军表”,提醒员工参与OA办公系统使用是可以获得奖品的。部门级公司级各级大会上也要时刻地表示,某项工作已经在OA系统上进行了详细的布置,大家去详细了解一下,等等。

通过这样一些策略,就可以让员工从“被动”到“主动”,成为一种工作习惯。

OA办公系统的使用是企业信息化建设的一个重要组成项目,是有计划、有步骤地实施的,不可能一蹴而就。OA使用的好不好,对企业的经营有没有切实的帮助,不仅仅是信息化部门的事情,而是每一个职能部门,每一位员工的事情。本文中仅仅写到了一些简单的处理方法,更多的好办法还需从实践中才能找到!

 
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